Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Дипломная работа
1. Литературный обзор: Фазовые равновесия в системе углеводороды-метанол-вода. Физико-химические и технологические основы процессов сепарации при пром...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Водоснабжение, канализация и санитарно-техническое оборудование являются системами и сооружениями жизнеобеспечения зданий, предприятий и населенных ме...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Задача расчета ОУ заключается в том, чтобы получить такие обмоточные данные (диаметр провода d, число витков W и сопротивление обмотки R), которые при...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
При низких положительных температурах твердение цемента замедляется, а при отрицательных - свободная вода, не вступившая в реакцию с цементом замерзае...полностью>>

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

1.2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ

Следующий этап исследования – изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем. Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

1.3. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, поступающие в университет на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудником канцелярии.

Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», которые передаются по назначению). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение связи.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

— если адрес отправителя указан только на конверте;

— если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;

— если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции, к документам, поступившим из судебных органов.

* На полученном документе проставляется регистрационный штамп с указанием порядкового номера документа и даты его поступления. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

* Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают корреспонденцию в канцелярии ежедневно.

Срочная корреспонденция передается немедленно работниками канцелярии.

Регистрация документов — это запись сведений о документе по установленным правилам, фиксирующих факт его создания, движения, отправления или получения.

  • Регистрации подлежат все входящие документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируют независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Входящие документы регистрируют один раз — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

  • В канцелярии университета регистрируют:

— приказы по основной деятельности, распоряжения;

— приказы и служебные задания на командировки;

— все входящие, внутренние и исходящие документы, подписанные ректором и проректорами университета;

— обращения работников, студентов университета по личным вопросам.

В отделе кадров регистрируют:

— приказы по личному составу;

— заявления работников университета о приеме, замещении, переводе, отпуске, увольнении;

— служебные записки по кадровым вопросам;

В юридическом отделе регистрируют договоры университета с внешними организациями.

В структурных подразделениях регистрируются все входящие, внутренние и исходящие документы.

Не регистрируются статистические сведения, бухгалтерские документы, периодические издания, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы и программы, прейскуранты, поздравительные письма и телеграммы и другие документы.

  • Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются приказы, поступившие из вышестоящих органов, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, распоряжения ректора, служебная переписка, обращения работников, студентов университета.

  • Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Регистрационный номер документа дополняется цифровым или буквенным индексом согласно классификатору корреспондентов или согласно номенклатуре дел.

К регистрационному номеру личного обращения через дефис дописывается первая буква фамилии заявителя

  • Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

— наименование организации (автора или корреспондента),

— наименование вида документа,

— дата и регистрационный номер документа,

— дата и индекс поступления,

— заголовок к тексту (краткое содержание документа),

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата),

— срок исполнения документа,

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

— гриф (пометка) ограничения доступа к документу,

— внутренняя переадресация документов по исполнителям,

— код по тематическому классификатору, ключевые слова,

— количество листов документа,

— наличие приложений,

— должностное лицо, поставившее документ на контроль,

— промежуточные сроки исполнения,

— перенос сроков исполнения,

— срок хранения документа,

— статус документа (проект, версия),

— вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).

  • Для обеспечения контроля за поступлением, отправкой и исполнением документов подразделения используют регистрационно-контрольные формы (далее — РКФ), которые в бумажном виде представляют собой журналы регистрации документов, а в электронном виде — электронные карточки учета.

  • Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день поступления. Документы, требующие срочного исполнения, докладываются немедленно.

  • Поручение исполнения документов оформляется резолюцией на документе или на специальном бланке, включает фамилию, инициалы работника, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

  • Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручения руководителей структурных подразделений переносятся в РКФ, затем документы передаются исполнителям с указанием даты передачи. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работником, ответственным за ведение делопроизводства.

  • После завершения работы над документом исполнитель должен не позднее чем в указанный в резолюции срок доложить о результатах исполнения поручения должностному лицу, давшему поручение.

  • Исполненный документ направляется в дело руководителем, давшим по нему поручение, и затем сдается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для направления в дело, в котором будет храниться документ.

1.4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения. На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов. Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Документы, поступающие и создаваемые в управлении, подразделяются на контролируемые и неконтролируемые. К контролируемым мы отнесли документы, содержащие поручения, требующие исполнения и использования в справочных целях.

Это документы правительственных и вышестоящих органов и организаций, распорядительные документы организации, обращения граждан, документы, поступающие из других организаций, содержащие конкретные поручения (задания), просьбы, предложения.

Контроль исполнения документов ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу поставленных в них вопросах ведут руководитель, заместители руководителя, начальники отделов, ответственные исполнители, а контроль сроков исполнения документов осуществляется в отделе административной работы и финансового обеспечения (приемная).

Кроме того, контроль исполнения документов, поступивших в отделы и находящихся у исполнителей, ведут ответственные за делопроизводство соответствующего отдела.

Организация контроля исполнения документов - важная, но не единственная сторона этой делопроизводственной функции. Не меньшее значение имеет сама технология контроля исполнения документов, которая включает:

  • -постановку документов на контроль;

  • -проверку своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

  • -предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

  • -снятие документа с контроля;

  • -направление исполненного документа в дело;

  • -учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

  • -информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

Каждая ступенька этого процесса важна, несет свою функцию и тесно взаимосвязаны друг с другом. Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документа. А форма контроля (ручная или автоматизированная) выбирается исходя из возможностей и потребностей организации. Систематический, умело и корректный проводимый контроль исполнения документов повышает эффективность работы управления. На основании данных анализа о ходе и результате контроля руководитель принимает меры по должному соблюдению исполнительской дисциплины и повышению общей культуры работы с документами.



Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Требования к составлению и оформлению должностной инструкции на примере должностной инструкции

    Контрольная работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... дисциплине «Документоведение» Требования к составлению и оформлению должностной инструкции (на примере должностной инструкции секретаря-рефеента) Выполнила студентка ...
  2. Должностная инструкция зубного врача

    Закон >> Медицина, здоровье
    ... своевременное и качественное оформление медицинской и иной ... должностные инструкции" обязательна (в Интернете - гиперссылка)     Должностная инструкция врача-терапевта   1. Общие положения   1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные ...
  3. Должностная инструкция (2)

    Реферат >> Менеджмент
    ... Задачи и цели составления должностной инструкции………………………9 3. Разработка должностной инструкции секретаря …………………………..11 Заключение……………………………………………………………………….16 ... 20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и ...
  4. Должностные инструкции содержание и назначение

    Реферат >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... дисбаланса прав и обязанностей. Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем: Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю ... данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие. Раздел ...
  5. Технология разработки должностных инструкций работников

    Курсовая работа >> Менеджмент
    ... 3 1. Разработка должностной инструкции работника 1.1. Понятие должностной инструкции………………………………… 5 1.2. Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции………………………………………………. 8 2. Разработка положения об отделе и должностной инструкции менеджера ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0031099319458008