Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Этика->Контрольная работа
Основой любой организации являются люди (коллектив), и без их функционирование организации невозможно Совокупность объектных условий, в которых оказыв...полностью>>
Этика->Реферат
Из взаимной беседы, говоря словами древнего философа Гераклита, люди извлекают пользу, получают большие знания Деловая беседа – одна из форм получения...полностью>>
Этика->Реферат
Интерес к проблеме этики психологических исследований в настоящее время обусловлен, прежде всего, с широким распространением и применением в последние...полностью>>
Этика->Курсовая работа
Данная курсовая работа посвящена теме деловой коммуникации Коммуникация — это важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо...полностью>>

Главная > Реферат >Этика

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Профессиональное училище № 71

Реферат

на тему:

«Прием иностранной делегации»

Проверила: мастер группы 103

Пожникова Н.М

Выполнила: учащаяся группы 103

Меркулова Н.Н.

Челябинск 2008

Содержание

Введение

  1. Приглашение ………………………………………………………………..4

  2. Регистрация ………………………………………………………………….5

  3. Встреча в аэропорту …………………………………………………………6

  4. Гостиница …………………………………………………………………....8

  5. Переговоры…………………………………………………………………..10

  6. Программа пребывания……………………………………………………..14

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Подготовка встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.

В этой ситуации перед офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров?...

В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве.

Приглашение

Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:

  • Фамилию и имя

  • Число, месяц и год рождения

  • Пол, гражданство . номер паспорта

  • Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)

  • Маршрут следования

  • Дату въезда и выезда из страны

  • Наименование принимающей организации

  • Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения

Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.

Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.

Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:

  • Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.

  • Российскую визовую анкету.

  • 3 фото 4×5 см.

  • Полученное приглашение.

  • Паспорт.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Регистрация

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свой паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

  • Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.

  • Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.

  • Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.

  • Лица, не достигшие 18 летнего возраста.

  • Лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации.

  • Иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев.

Встреча в аэропорту (на вокзале)

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Прото­кол встречи предусматривает соблю­дение ряда правил.

На встречу, делегации следует вы­езжать в таком составе, который соот­ветствует статусу приезжающих гос­тей. Однако протокол разрешает, что­бы в процедуре встречи вместо перво­го лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопро­вождают 2—3 члена принимающей де­легации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и назы­вает свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречаю­щий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служеб­ным положением. Но если в их сос­таве есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной деле­гации называет своих спутников. Да­мам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цве­ты вручают в целлофановой упаков­ке). После короткой процедуры вза­имных приветствий гости, в сопро­вождении встречающих, в автомоби­лях направляются в гостиницу.

Главный гость и главный встреча­ющий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главно­му гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины откры­вает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занима­ет место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с пра­вой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую двер­цу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркует­ся так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иност­ранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, да­мам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схе­ме, по которой происходила рассад­ка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем нахо­дится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.

Гостиница

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организа­ции (протокольный отдел, управле­ние делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожи­дается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня но­мера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласо­вания, и к моменту приезда делега­ции все необходимые платежи уже должны быть произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руково­дителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представи­тель протокольного отдела или адми­нистративно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти поло­женные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с прог­раммой.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей деле­гации в соответствии с общеприня­той практикой наносит визит вежли­вости руководителю принимающей организации. Визит вежливости яв­ляется протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказыва­ются, если есть необходимость, до­полнительные просьбы и пожелания.

Рассмотрим протокол визита веж­ливости.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей деле­гации, сопровождаемого переводчи­ком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сот­рудник протокольного отдела и про­вожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностран­цев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола пример­но на середину кабинета. Перевод­чик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это по­четное место. Хозяин кабинета зани­мает кресло слева от дивана. В ре­зультате, как и полагается по этике­ту, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на ди­ван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в та­ком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, пригла­шают сесть даму, а по левую руку - гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почет­ных гостей сидя за своим письмен­ным столом или во главе стола для за­седаний. Такое расположение собе­седников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирова­ния в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых воп­росов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже че­рез 5-7 минут секретарь может по­дать угощение: чай, кофе, прохлади­тельные напитки, конфеты (в короб­ке), печенье, фрукты Спиртные на­питки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, мо­жет быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гос­тю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей ка­бинета. Дальше, до выхода из зда­ния, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Переговоры

Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуаль­ной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завер­шиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подго­товлены организационно и по содер­жанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подго­товки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на пе­реговорах; определяются их возмож­ные результаты. Готовятся докумен­ты (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык пере­говоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, ана­литические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

Второй этап — собственно ход пе­реговоров.

Третий — анализ достигнутых ре­зультатов.

В данной статье основное внима­ние будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.

По взаимной договоренности оп­ределяется время, место, регламент переговоров. При этом окончатель­ное решение предоставляется приг­лашенной стороне. Местом перего­воров могут быть служебное поме­щение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендует­ся в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше време­ни, то переговоры проводятся с пе­рерывом.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, не­шумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигура­ции (круглый, квадратный, прямоу­гольный) и размера. Уделяется вни­мание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть распо­ложены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По прото­колу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран долж­ны быть одинакового размера и раз­мещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бу­маги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.

Если на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.

Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.

На стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.

В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.

Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются

Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

После прибытия делегации гос­тей происходит процедура офици­ального представления. Руководите­ли делегаций обмениваются визит­ными карточками.

Для удобства ведения перегово­ров заранее готовится «Протоколь­ный список присутствующих» с ука­занием фамилии, имени (для росси­ян и отчества), должности, места ра­боты членов делегаций.

После того как произошло предс­тавление, руководитель принимаю­щей делегации приглашает всех за стол переговоров.

Рассадка за столом двусторонних переговоров в составе делегации мо­жет быть проведена с использовани­ем одного из следующих вариантов:

1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоу­гольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом — за­меститель и члены делегаций в соот­ветствии с должностным рангом (по убывающей).

2. Главы делегаций занимают мес­та в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются замес­тители, по левую — переводчики. Ос­тальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в со­ответствии с должностным рангом.

3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта №2.

Если двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гос­тем, то для рассадки может быть ис­пользован протокол по схеме «Визи­та вежливости». Второй вариант —

«хозяин кабинета» предлагает про­вести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть нап­ротив.

Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников пере­говоров.

Переговоры протекают при соб­людении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руково­дители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор толь­ко по приглашению своего лидера.

Строго соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключени­ем случаев, связанных с потреб­ностью в медицинской помощи.

В случае деловой необходимости делегация может попросить о пере­рыве в заседании.

Для успешного продвижения по пути переговоров члены делегации должны не только владеть профес­сиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области де­лового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов отно­сятся: принцип уважения достоин­ства личности, принцип целесооб­разности действий, принцип эстетиз­ма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.

Участникам переговоров необхо­димо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую ли­нию поведения. Владеть правилами речевого этикета — обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования

грамматических и лексических норм, позволяющих вести перегово­ры в дипломатической форме.

Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом обще­ния через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слу­шать и слышать собеседника. Твер­дость в отстаивании интересов своей компании, организации должна со­четаться с уважением позиций и пот­ребностей партнеров.

Нужно быть корректным, то есть ориентироваться на нормы «прилич­ного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необ­ходимо контролировать свои движе­ния, жесты, мимику и адекватно инте­рпретировать реакцию собеседников.

Этикет в силу своей нормативности предъявляет строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе к деловому стилю их одежды на переговорах.

УТВЕРЖДАЮ

«___» ______________ 0000 г

_________________________

(подпись) М.П.

ПРОГРАММА

Пребывание немецкой делегации в количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»

Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,

Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга Редигер – переводчик.

Срок пребывания – 00 дня.

Прибытие 00.00.0000

Убытие 00.00.0000

Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич

Тел: 773 30 56

Дата

Время

Мероприятия

Ответственные

00.00

8.00

Встреча в аэропотру

Сидоров А.А.

9.00

Размещение в гостинице

Сидоров А.А.

10.00

Уточнение программы пребывания

Иванов И.А.

12.00 – 14.00

Переговоры на фирме

Демченко Д.Н.

Мажара И.Ф.

Овсянникова А.А.

14.00 – 15.00

Обед

Соловьева Н.Н.

15.00 – 17.00

Продолжение переговоров

17.00 – 21.00

Свободное время

Мечетина Т.Г.

00.00

10.00 – 14.00

Продолжение переговоров

14.00 – 15.00

Обед

Соловьева Н.Н.

15.00 – 16.00

Подписание соглашения о сотрудничестве

Демченко Д.Н.

16.00 – 19.00

Свободное время

Матвеева Р.М.

21.00 – 23.00

Торжественный ужин

Дегтярев Д.Е.

00.00

10.00

Проводы в аэропорту

Сидоров А.А.

Начальник Отдела внешних сношений л.п. К.И.Баринов

Заключение

Прием иностранной делегации, проведение переговоров – сложный комплекс задач, которые необходимо решать для успеха дела. В период подготовки и ходе визита бывают задействованы многие сотрудники и даже целые структурные подразделения. Активная роль в оказании помощи своему руководителю в этом деле может принадлежать профессиональному, хорошо воспитанному и ответственному секретарю. Прием иностранной делегации в наше время очень ответственное мероприятие нужно грамотно все организовать. В моем реферате раскрыта тема полностью.

Список используемой литературы:

  1. Логинова А.С. Этикет и культура поведения секретаря – референта.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2005. Стр 102 – 110

  2. Михалькевич Г.Н. Этикет международного общения.: учебное пособие: «Книжный дом» стр 98

  3. Соловьев Э.Я. Современый этикет. Деловой протокол. 5-е изд., перерааб. и .доп. – М.: издательство «Ось - 89», 2001 стр 58 - 62


Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Разработка программы пребывания иностранной делегации

    Реферат >> Этика
    ... является Королькова Н.Н. При встрече иностранной делегации глава принимающей делегации должен преподнести цветы ... приемом иностранной делегации. Соблюдение международных правил встречи и приема иностранной делегации гарантирует успех при проведении ...
  2. Совершенствование государственного регулирования внешнеэкономической деятельности в Псковской об

    Реферат >> Политология
    ... служащих за пределы РоссийскойФедерации. 5. Прием иностранных делегаций, иностранных граждан. Торгово-экономические, научно-технические ... их хранение. Организационное обеспечение визитов иностранных делегаций и иностранных граждан, переговоров с Главой города ...
  3. Административная ответственность иностранных граждан и лиц без гражданства

    Реферат >> Государство и право
    ... . Служебная виза выдается: 1) членам официальных иностранных делегаций, членам семей указанных лиц, следующим ... предъявляются при выезде главами иностранных государств, главами правительств, членами парламентских и правительственных делегаций, руководителями ...
  4. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В СТРАХОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ (6)

    Книга >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... заведениях, на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, затраты на служебные командировки и ... предусмотренных законодательством при командировках, по приему иностранных делегаций и лиц (представительские расходы), благотворительная и спонсорская ...
  5. Внешнеэномическая деятельность Республики Татарстан

    Реферат >> Экономика
    ... механизма регулирования кредитных отношений с иностранными государствами, организации проведения клиринговых ... органами; - в установленном порядке осуществляет прием иностранных делегаций, делегаций стран СНГ, прибывающих в Республику Татарстан ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0016238689422607