Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Реферат
Данный проект обеспечения эксплуатационной надежности работы круглопильного станка марки ЦКБ-40 имеет цель разработки правил безопасной технической эк...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
Себестоимость продукции - это выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию, т.е. денежная сумма, требуемая для создания или про...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
Переход из жидкого состояния в кристаллическое требует затраты энергии на образование поверхности раздела жидкость – кристалл. Процесс кристаллизации ...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Первое место по количеству потребляемой электроэнергии принадлежит промышленности, на долю которого приходится более 60% вырабатываемой в стране энерг...полностью>>

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..4

1. Теоретические основы организации документооборота…...………………..5

1.1 Этапы работы с документами………………………………………………..5

1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8

2. Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12

2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12

2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»………………………………………..14

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19

Заключение……………………………………………………………………….23

Список использованных источников…………………………………………...24

Приложение А – Организационная структура отдела продаж ..……………..25

Приложение Б – Устав ОАО «ВолгаТелеком» ………………………………..26

Приложение В - Виды лицензий на услуги связи ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...27

Приложение Г – Должностная инструкция главного специалиста отдела ОЮЛиКК …………………………………………………………………...……28

Приложение Д – Сертификат соответствия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...29

Приложение Е – Бланки заявлений отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………………………………………….30

Приложение Ж – Бланк письма-просьбы поступающие на e-mail в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………31

Приложение З – Бланк письма-просьбы поступающие по факсу в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………….32

Приложение И - Инструкция по делопроизводству ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………33

Введение

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов;

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель курсовой работы – рассмотреть документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота.

Задачи курсовой:

- рассмотреть процесс и организацию документооборота;

- провести анализ входящих, исходящих и внутренних документов;

- дать рекомендации по улучшению документооборота.

Объектом исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области».

Предметом изучение является документооборот на данном предприятии.

1. Теоретические основы организации документооборота

1.1 Этапы работы с документами

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. [20]

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

- поступающие (входящие) документы;

- внутренние документы;

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение). [20]

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов и файлов;

- порядок регистрации документов;

- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления дел;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. [19]

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документом исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечива­ют целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. [19]



Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Документооборот на предприятии (2)

    Реферат >> Маркетинг
    ... окончания работы с ними. Документооборот на предприятии Организация документооборота имеет много общего с организацией ... и передачу в архив.Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и ...
  2. Документооборот на предприятии (3)

    Контрольная работа >> Делопроизводство
    ... службами или должностными лицами предприятия экземпляр с визами остается на предприятии, а контрагенту передается экземпляр ... архива электронных документов. Задание 3. Структура документооборота ПЛ №5. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ...
  3. Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

    Дипломная работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... особенностями организационного построения предприятия и назначением документа. Таким образом, документооборот на предприятии ТОО "Огона" ... аналитике по сотрудникам. Таким образом, документооборот на предприятии ТОО "Огона" осуществляется по заранее ...
  4. Учет и аудит материальных запасов на предприятии на примере Рудника Кусмурын ТОО Корпорация

    Дипломная работа >> Бухгалтерский учет и аудит
    ... с нормативно-законодательными актами Республики Казахстан, документооборот на предприятии Рудник «Кусмурын» осуществляется по заранее ... осуществляет бухгалтер-материалист по графику документооборота. 6) На предприятии Рудник «Кусмурын» материальные запасы ...
  5. Отчет по практике на предприятие оптовой торговли в ООО Крона

    Реферат >> Экономика
    ... «Крона»..………………………………13 3. Документооборот на предприятии……………………………………………………15 3.1. Понятие о документах и документообороте…………………………………15 3.2 Организация документооборота……………………………………………….16 3.3 Правила составления ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0010678768157959