Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Курсовая работа
Совершенствование технологии и повышение производительности труда относится к важнейшим задачам технологического процесса. Эффективное решение этих за...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
Факторами размещения принято считать совокупность условий для наиболее рационального выбора места размещения хозяйственного объекта, группы объектов, ...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Человек всегда стремился облегчить себе жизнь. В повседневной жизни, в учебе, в работе и производстве. С развитием науки появилась робототехника, преж...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Автоматическое управление различными техническими объектами является одним из самых прогрессивных направлений в развитии техники. При автоматическом р...полностью>>

Главная > Конспект >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Конспект по делопроизводству (Давыдова Э.Н.) за 2 курс

  1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.

ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.

    1. ДОУ

В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».

Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» -- охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».

Понятие ДО имеет несколько аспектов: информационный, юридический, экономический и др.

В области ДО имеется специальная терминология, которая закрепляется в словарях.

Обеспечение решения вопросов возлагается на специальный аппарат. Его структура, функции и наименование определяется непосредственно организациями. Подразделения аппарата (управление делами, управление документационным обеспечением, общий отдел, секретариат, канцелярия, бюро контроля, группа по работе с обращениями граждан) выполняют оформление, поиск, передачу документов и т.д. Они в целом называются службой ДОУ (СДОУ).

Существующие системы ДО отличаются разнообразием. Такое положение определяется реализацией уровней и компетенцией, численностью работников, направлением и масштабом деятельности организации, особенностями, связанными со структурой организации, технической оснащенностью, квалификацией сотрудников и др.

По своему качественному состоянию используемые системы охватывают весь спектр от самых современных до крайне архаичных. ДО в значительной степени связано с традициями. Изменения происходили в результате отказа от бюрократических методов управления, расширения возможностей приобретения и внедрения современной техники.

Сегодня наблюдается усиление негативных явлений, что связано с приходом большого числа работников, слабо владеющих приёмами ДО, недостаточно разработанной нормативно-правовой базой, противоречивостью документов. К сожалению, есть низкое качество подготовки, ставящее под сомнение правильность чтения, хранения и уничтожения документов.

Обычно попытки целенаправленно подменить работу по развитию ДО способами других организаций, как правило, не дает ожидаемого эффекта и приводит к тиражированию ошибок. Существующая во многих организациях практика работы характеризуется отсутствием комплексного подхода к организации и развитию ДО.

О несовершенстве ДО свидетельствует:

1. Отсутствие качественной нормативно-правовой и методической базы, должностных и технологических инструкций, регламентов и схем прохождения документов.

2. Нечеткое разграничение ответственности в области ДО между подразделениями и работниками.

3. Нерациональная система учёта и регистрации документов, не позволяющая вести быстрый поиск, отслеживать повторный и дублирующий документ и т.д.

4. Отсутствие качественной номенклатуры дел, четкой системной классификации и индексации дел.

5. Отсутствие методики разработок по оформлению дел.

6. Отсутствие альбомов унифицированных форм типовых, регулярно употребляемых документов (АУФД).

7. Неразработанность вопросов оказания информационных, справочных, консультационных услуг в области ДО подведомственным организациям и гражданам.

Совершенствование ДО осуществляется по следующим основным направлениям:

  1. Создание нормативно-правовой базы ДО.

  2. Установление рациональной организационной структуры и определяемого числа работников СДОУ, а также систем взаимосвязи с другими структурными подразделениями.

  3. Упорядочение форм и состояния документации, технологий ее подготовки и оформления.

  4. Внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов.

  5. Развитие, разработка, интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документов.

  6. Создание механизма дальнейшего развития ДОУ, повышения квалификации работников, ведения методической работы по вопросам ДО.

Проведение комплекса мероприятий по совершенствованию работы с документами, позволяющее оптимизировать объем создаваемой документации, унифицировать формы документов, упорядочить пути прохождения документопотоков, повысить оперативность и полноту получения и обработки документной информации.

Создание рациональных систем ДОУ оказывает положительное влияние на эффективность, стиль и методы управленческого труда, сокращает трудозатраты на нетворческие, рутинные операции, повышает уровень исполнительской дисциплины.

ДО является сферой достаточно сложной, многогранной, которая регламентируется многочисленными законодательно установленными нормами, формируются столетними традициями делопроизводства. Для подготовки и оформления документов, их учета, регистрации, контроля исполнения поиска, систематизации, хранения используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и др. средства.

Созданием современных систем ДОУ требует привлечения квалифицированных специалистов, владеющих вопросами документоведения, права, организации управления, системного анализа, автоматизации информационных процессов.

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 20-30-е гг.

После 1917 года в основном шел процесс накопления опыта государственного строения. Это отразилось на содержании и формах работы госаппарата, в т.ч. и на организации делопроизводства.

Делопроизводство неразрывно связано с историей создания госаппарата и его работы. Вместо ранее сложившейся системы «производства» дел в этот период разрабатывались новые методы документирования. С ликвидацией частных предприятий коммерческая документация исчезла. Иным стало и делопроизводство как особая отрасль административной техники: упростилась переписка (использовалась советским руководством как средство связи); исчезли прошения, доносы, рескрипты и др.; появились декреты, мандаты, заявления ;утратили значение документа переписка между равными организациями и неподчиненными друг другу организациями, а стали синонимом служебных писем и использовались в самых разных организациях по подчинению. (Сегодня осталось 73 вида ОРД.)

Вопросам делопроизводства уделялось значительное внимание. В основном, решались принципиальные вопросы управленческого труда, рационализации труда, техники управления.

Парадокс: наряду с бюрократизацией госаппарата шла активная работа по исследованию и внедрению передового опыта, в т.ч. и зарубежных методов научной организации труда (НОТ). Историки называли этот процесс «нотовским движением». Большим тиражом выходила научно-техническая литература по делопроизводству; руководство и координация этого процесса осуществлялись специально созданным Наркоматом Рабочее-Крестьянской инспекции (НКРКИ). Он курировал научно-исследовательскую деятельность Института техники управления (ИТУ). НКРКИ сначала возглавлял всю рационализаторскую работу в сфере управления.

В 1920 г. при НКРКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства.

В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации труда и работы с документами, а также создания органов, которые могли бы координировать и направлять эту работу. Руководство этой работой было возложено на отдел нормализации НКРКИ, который был создан в 1922 г. и занимался, в основном, улучшением работы госаппарата. В состав этого отдела входила секция административно техники. На нее возлагалась разработка рациональных приемов, процессов, вопросов, связанных с рационализацией техники делопроизводства, стандартизации, повышением производительности и охраны труда, установление норм выработки. В планы работы этой организации помещались вопросы совершенствования процессов делопроизводства и контроля исполнения документов.

На 1922-1924 гг. предусматривалось проведение обследования делопроизводства и контроля исполнения в ряде учреждений, внедрение систем внутренней связи в организациях выработка рациональных приемов трудовых процессов и установление научных норм на делопроизводственное обслуживание.

В 1923 г. при ВСНХ было создано бюро ДОУ, которое было позже переименовано в бюро стандартизации. Этой работой занимался Центральный институт труда (ЦИТ). Бюро стандартизации являлось хозяйственно-расчетным органом, проводившим рационализаторскую работу преимущественно в торгово-промышленных организациях наряду с вопросами оперативного учета хозяйственной деятельности, бухгалтерского учета, занималось и вопросами делопроизводства.

Управленческое направление норм формировалось в неразрывной связи с развитием рационализаторской работы органов НКРКИ.

Научная организация труда в области рационализации делопроизводства развивалась по следующим направлениям.

Изучались вопросы значения и роли делопроизводства в деятельности учреждения, содержания делопроизводственных функций, правовых основ документоведения. Рационализация осуществлялась применительно к определенным категориям и группам организаций, а также для отдельных участников делопроизводственных процессов. При этом объектом рационализации являлись специфические операции, которые выполняются в работе с документами. Наибольший интерес специалистов вызвала разработка эффективной системы регистрации и классификация служебных документов, которая обеспечивает учёт, справочно-информационный поиск, проверку исполнения и группировку документов в первичные логические комплексы, т.е. дела.

В первой половине 20-х гг. было создано огромное количество вариантов индивидуальной и групповой карточной регистрации. Эти системы широко внедрялись в практику взамен журнальной системы. Разрабатывались формы регистрационно-контрольных карточек (РКК), методика их заполнения, схемы построения справок и контрольных картотек.

Для проведения работ по усовершенствованию труда был создан ряд подразделений при НКРКИ. В 1925 г. – Государственное бюро организации правительства (Оргстрой). Затем оно было преобразовано в Акционерное общество, которое являлось базой практических применений разработок ИТУ (который был хозяйственно-расчетной организацией). Одновременно с ним был создан Совет научной организации труда (СовНОТ). Центром все научно-исследовательской работы являлся ИТУ. Положение о нем было утверждено в 1926 г.

У ИТУ было 2 направления в работе: собственно научная работа и выработка определенных нормативов и научно-информативная и научно-популяризаторская работа. Это придавало ИТУ характер методологического руководящего центра в делопроизводстве.

Взаимоотношения всех организаций были определены в 1929 г. на Первом Всесоюзном совещании Оргстроя. Функции были распределены так:

  • Наркомат – руководящий орган, вырабатывающий основные директивы по организации госаппарата.



Похожие страницы:

  1. Курс лекций по Государственному управлению инновационной деятельностью

    Лекция >> Государство и право
    ... , Л.Н. Нехорошева Государственное управление инновационной деятельностью: курс лекций / Г72 авт.-сост. М.В. Мясникович, Н.Б. Антонова ... законодательства, их изменений, происходящих в процессе делопроизводства по заявкам на объекты промышленной собственности ...
  2. Курс лекции по Теории организации

    Реферат >> Менеджмент
    1.2. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ по дисциплине «Теория ... лекции по многим учебным дисциплинам рассматривают вопросы, связанные предметом, методами и местом курса ... случае используют технологии автоматизации делопроизводства, программные средства поддержки принятия ...
  3. Источниковедение новой и новейшей истории. Курс лекций

    Конспект >> История
    ... источников, актов и мате риалов делопроизводства. Такие серьезные изменения в ... и частично вещественные. К сожалению, делопроизводство (документальные источники) самих ма нуфактур ... публика- См Биск А Я Курс лекций по источниковедению новой и новейшей истории ...
  4. Лекции по древней русской истории до конца XVI века

    Лекция >> История
    ... историей. Предлагаемые курсы университетских лекций по рус­ской истории являются ... сосредоточить в этой избе все делопроизводство по иностранным отношениям и весь архив ... денежных и поместных окла­дов. Это делопроизводство сосредоточилось также в Раз­ряде. ...
  5. Лекции по Логистике (2)

    Реферат >> Логика
    ... Кафедра «Менеджмент организаций» КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ЛОГИСТИКА» (для ... основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика ... Прежде всего, это сокращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0016169548034668