Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Государство и право->Реферат
Конституция для России сегодня значит очень много. В Конституции и через нее российское общество реализует свое видение обновляемой государственности,...полностью>>
Государство и право->Курсовая работа
Шел 1923 год. Работы по телефонизации Америки быстро расширялись. Это стало возможным благодаря изобретению Александра Белла и соз­данию им специально...полностью>>
Государство и право->Реферат
Стадия возбуждения уголовного дела – это первоначальная самостоятельная стадия уголовного процесса, которая состоит в установлении компетентным госуда...полностью>>
Государство и право->Курсовая работа
Одной из характеристик криминогенной ситуации в России является рост рецидивной преступности (уровень рецидива по тяжким и особо тяжким преступлениям ...полностью>>

Главная > Лекция >Государство и право

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

  1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

  2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

  3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.

Раздел 1. Документирование управленческой

деятельности

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.

  2. Классификация документов.

  3. Основные виды документов.

  4. Электронные документы.

  1. Общие понятия о документе.

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

  1. Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

    1. . Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

      1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

      2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

      3. справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

    1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

    2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

    3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

    4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

    1. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

    1. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

      1. постоянного срока хранения;

      2. долговременного (свыше 10 лет);

      3. временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

  1. Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

    1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

    2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

    3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

    4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

    6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

    7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

    8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

    10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

  1. Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

Контрольные вопросы:

  1. Понятие и цели делопроизводства.

  2. Основные принципы делопроизводства.

  3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

  4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

  5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

  6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

  7. Классификация личных документов.

  8. Классификация документов по видам.

  9. Классификация по стадиям создания документов.

  10. Классификация документов по срокам хранения.

  11. Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Классификация документов




* Примечание: под организацией в дальнейшем понимаются органы управления, предприятия, учреждения и другие юридические лица

9


Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Классификация основных видов памяти персонального компьютера

    Реферат >> Информатика
    ... «Информатика» на тему «Классификация основных видов памяти персонального компьютера» Вариант ... (DRAM) (рис.1). 1 Рис. 1. Классификация ОЗУ Динамическая оперативная память (Dynamic ... прикладных программ пользователя, текстовых документов, файлов базы данных. ...
  2. Ценные бумаги в системе объектов гражданских прав. Понятие, классификация и виды ценных бумаг

    Курсовая работа >> Экономика
    ... общими, одинаковыми. Различают классификации ценных бумаг и классификации видов ценных бумаг. Классификации ценных бумаг – это ... определенного товара. Варрант является товарораспорядительным документом, передаваемым в порядке индоссамента (т.е. передаточной ...
  3. Классификация документов по назначению и порядку составления

    Реферат >> Промышленность, производство
    Классификация документов по назначению и порядку составления Классификация бухгалтерских документов - группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с ... из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как ...
  4. Классификация документов (3)

    Реферат >> Промышленность, производство
    ... , распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет ... или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания. Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или ...
  5. Виды технологий

    Реферат >> Экономика
    ... их деление на различные виды и классы. Классификация информационных технологий необходима ... областях (сферах жизни общества). Классификация информационных технологий зависит от ... запросы и оформлением их в виде документов или отчётов. Отчёты могут создаваться ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.001906156539917