Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Доклад
Общим для диэлектрических пленок различного назначения является требование технологичности, под которой понимают, прежде всего, совместимость процессо...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
Произведены технологические расчеты с обоснование выбо­ра технологических схем производства макаронных изделий, расчет производственных рецептур, сырь...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Начало развитию парикмахерского искусства положили древние египтяне. Они умели красить волосы хной и обесцвечивать их, применяли завивку волос на желе...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
Опыт СЕРИК, накопленный в области производства строительных керамических материалов и технической керамики и опыт POITTEMILL в области тонкого помола,...полностью>>

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

Факультет «Экономики, менеджмента и инновации»

Кафедра «Экономика и предпринимательство»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

«Систематизация и обеспечение сохранности

документной информации»

Руководитель работы

Рябчикова Н.О.

«_22_»_февраля_2011 г.

Исполнитель: студент гр. 08 ЭКЗ_

Обрядчиков О.В.

Нижний Новгород

2011 г.

Содержание:

  1. Введение…………………………………………………………………………….….3

  2. Систематизация и обеспечение сохранности документной

информации……………………………………………………………………………4

    1. Определение ценности документов и документной информации………………....4

1.1. Экспертные комиссии организации…………………………………………….4

1.2. Критерии оценки информационного содержания документов……………….5

    1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел………....6

2.1. Номенклатура дел организации…………………………………………….…..6

2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел……………………………...7

2.1.2. Порядок завершения номенклатуры дел……………………………..….8

2.2. Общие принципы формирования дел…………………………………………..9

2.3. Группировка документов в дела………………………………………………...9

2.3.1. Группировка в дела отдельных категорий документов………………..10

2.3.2. Последовательность расположения документов в деле……………….12

2.4. Составление заголовков дел……………………………………………….…...12

2.5. Оформление обложки дела…………………………………………………..…14

    1. Установление сроков хранения документов………………………………………...15

    2. Обеспечение сохранности документов…………………………………………...…17

4.1. Размещение документов в хранилищах………………………………….…….17

4.2. Проверка наличия и состояния документов……………………………….…..18

4.3. Акт о выделении документов к уничтожению………………………………...19

  1. Заключение……………………………………………………………………….…...20

  2. Список использованной литературы………………………………………….…….21

I. Введение

Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Работа состоит из двух частей: теоретической и практической.

Первая часть состоит из следующих разделов:

1. Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации. Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела.

3. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.

4. Обеспечение сохранности документов. В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

Цель курсовой работы – проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

II. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

  1. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

    • документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;

    • использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

    • хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей организации, но в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они утрачивают свою информационную ценность, так как представляют ценность только для конкретного индивидуума. Они занимают много места и содержат много типовой, дублирующей информации.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

    1. Экспертные комиссии организаций

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное положение об ЭК организации.

ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов. В состав ЭК следует включать:

    • сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

    • сотрудника, ответственного за архив;

    • специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

    • специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертная комиссия – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются:

    • пересоставляемая номенклатура дел;

    • описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

    • акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

    • комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

    • предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

    • предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.

    1. Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении; особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость и др.

2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел



Похожие страницы:

  1. Компьютерное делопроизводство

    Реферат >> Промышленность, производство
    ... Современные средства программного обеспечения ПК в задачах делопроизводства. Информация, способы её представления ... и контроля исполнения документов. Систематизация и обеспечение сохранности документной информации. Защита документов от несанкционированного ...
  2. Анализ нормативно-методического обеспечения применения электронного документа

    Реферат >> Промышленность, производство
    ... систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации ... действие Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской ... и юристов) волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых ...
  3. Официальный документ как материальный носитель информации основные составляющие документа и их

    Курсовая работа >> Промышленность, производство
    ... информацию правильно задокументировать, учесть, обработать, сохранить ... ), перекодирования и систематизации (отнесение к ... составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся ... делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Новосибирск ...
  4. Документационное обеспечение управления (8)

    Реферат >> Промышленность, производство
    ... на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. ... жилого фонда для сохранности и продления срока ... исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Необходимо отметить, ...
  5. Организация и технология документационного обеспечения управления (2)

    Реферат >> Менеджмент
    ... ; - порядок обеспечения сохранности документов; - ... систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан; - обеспечение защиты информации ... оперативного использования документной информации. Общий отдел ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.001917839050293