Поиск
Рекомендуем ознакомиться
Главная > Диплом >Экономика
1.Персональные компьютеры,как новый этап в развитии информационных технологий?
Если первый этап развития информационных технологий характеризовался, прежде всего, попыткой простой автоматизации действий человека, то, начиная где-то с середины 70-х годов, с помощью информационных технологий стало возможным решать уже более стратегические задачи. Появление новых типов ЭВМ и персональных компьютеров позволило перейти от крупных вычислительных центров к децентрализации управления и поддержки решений, принимаемых индивидуальным пользователем. Благодаря этому постепенно начинает уходить на второй план проблема первого этапа – плохое взаимодействие между пользователем и разработчиками, что обеспечивало низкую эффективность информационных систем. С помощью новых автоматизированных систем управления и программных комплексов стали решаться различные более сложные аналитические задачи.
Третий этап развития информационных технологий знаменует фактически начало новой компьютерной эры, в основе которой лежит персональный компьютер, имеющий широкий спектр программных средств для решения различных задач. Этому способствовал переход аппаратных средств на микропроцессорную базу. Если раньше еще иногда использовалась централизованная обработка данных, которая характерна для первого этапа развития информационных технологий, то с середины восьмидесятых – начала девяностых годов происходит окончательный процесс персонализации автоматизированных систем управления.
Теперь задача информационных систем заключается в поддержке принимаемых пользователем решений. За счет этого осуществляется аккумулирование знаний и опыта индивидуального пользователя с широкими возможностями персонального компьютера. Системы поддержки принятия решений стали включать в себя элементы анализа и интеллектуального управления, реализуемые на обычном персональном компьютере. Теперь автоматизированные системы управления стали служить не только для увеличения эффективности обработки данных, но и для принятия решений в разных областях человеческой деятельности.
Электроные формы?
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.
Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
устойчивого электропитания;
резервного копирования;
антивирусной защиты;
профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).