Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Отчет о прохождении практики
Электрификация сельского хозяйства является одним из условий повышения эффективности сельскохозяйственного производства. Большую роль в успешном решен...полностью>>
Промышленность, производство->Лекция
Схемы автоматизации являются основными чертежами, определяющими построение системы автоматического управления технологической установкой. Системы авто...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Пластмассы   сравнительно новый вид материалов, нашедших широкое применение в технике и быту. В настоящее время наблюдается стремительный рост произво...полностью>>
Промышленность, производство->Лекция
Свойства материалов оценивают количественно – по числовым показателям, устанавливаемым по специальным методикам, предусмотренным государственными стан...полностью>>

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента

и бизнес-процессов

Допустить дипломника к защите ГАК

« » декабря 2009г.

Научный руководитель – д.э.н., доцент ___________ В.Н. Дейнега

подпись

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ОРГАНИЗАЦИИ

(НА ПРИМЕРЕ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА)

Работу выполнила ______________ Вакулина Алла Ивановна

подпись Фамилия Имя Отчество

Группа 1 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Нормоконтролер преподаватель ________ ________ Мотова Диана Борисовна

должность, учен. степень подпись Дата Ф.И.О.

Краснодар 2009

РЕФЕРАТ

Дипломная работа состоит из 109 с., 2 табл., 13 рис., 55 списка использованных источников, 6 приложений.

Основные понятия, использованные в дипломной работе: документооборот, этапы документооборота, регистрация документов, номенклатура дел, формирование дел, автоматизированные системы.

Цель дипломной работы - анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

Объект исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

Предмет исследования - система управления документооборотом КубГУ.

Достижение поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:

    • проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;

    • мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;

    • выявление особенностей СУ документооборотом в КубГУ;

    • исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;

    • разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.

В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.

Журнал успеваемости внедрен в работу деканата (акт № __ от 20.11. 2009г.).

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………….…….4

1 Система документооборота организации…………………………………...…...9

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9

1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24

1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28

2 Сравнительная характеристика систем документационного обеспечения ..... 34

2.1 Правила ведения документооборота в государственном образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57

3 Методы совершенствования систем управления документооборотом в КубГУ……………………………………………………………………………….66

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66

3.2 Использование электронной подписи в работе с документами.....................75

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81

Заключение…………………………………………………………………………94

Список использованных источников…………………………………………......98

Приложение А Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103

Приложение Б Приказ по студентам………………………………………..…...104

Приложение В Распоряжение по факультету .....………………….…………....105

Приложение Г Распоряжение по студентам…… …………………………........106

Приложение Д Номенклатура дел деканата……………………………….........107

Приложение Е Способы защиты информации .....……………………………..109

ВВЕДЕНИЕ

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].

Современное управление государственным предприятием - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

К сожалению, опыт и история не раз показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жают вероятность всевозможных ошибок.

Проблема управления документооборотом состоит в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом уже не справля­ется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет [4].

В-третьих, эффективное управление документооборотом требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

В-четвертых, электронный документооборот всё чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти» [2]. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.[27], Кузнецова С.Л.[25], Куперштейна В.И.[26], Гайдуковой Л.Н.[11] и других авторов.

В работах этих и других авторов особый акцент делается на раскрытии:



Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Система управления персоналом организации (4)

    Реферат >> Государство и право
    ... системы управления персоналом организации; -определить направления совершенствования системы управления персоналом организации. Объектом исследования работы, является система управления ... документооборота (служебные записки, инструкции, заявления). В системе ...
  2. Компьютерные системы управления документооборотом в сфере здравоохранения

    Дипломная работа >> Менеджмент
    ... . Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления документооборотом в организации, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию ...
  3. Анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления

    Курсовая работа >> Делопроизводство
    ... ); изучить организацию службы документационного обеспечения управления (СДОУ) в муниципальной службе; охарактеризовать современные системы управления документооборотом; проанализировать ...
  4. Компьютерная система управления документооборотом предприятия Черниговгазмонтаж

    Дипломная работа >> Информатика, программирование
    ... предполагается построение компьютерной системы управления документооборотом. Эта система предназначена для использования в организациях и учреждениях с большим оборотом ...
  5. Автоматизированные системы управления в организации

    Реферат >> Менеджмент
    ... «Введение в специальность» на тему: Автоматизированные системы управления в организации Руководитель: к.э.н., доцент В.В. Яценко Исполнитель: ст ... учетного периода 500% Уменьшение бумажного документооборота 50% В качестве примера реального предприятия ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0015389919281006