Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Промышленность, производство->Дипломная работа
Головна задача машинобудування - забезпечення значного підйому матеріального і культурного рівня життя народу. Рішення цієї задачі неможливе без забез...полностью>>
Промышленность, производство->Дипломная работа
В данной пояснительной записке содержится динамический синтез рычажного механизма (определение кинематических передаточных функций скорости выходного ...полностью>>
Промышленность, производство->Реферат
В мире все больше говорят о необходимости замены нефти, угля и газа на биотоплива. Отголоски уже доходят и до России, где, впрочем, пока немногие пони...полностью>>
Промышленность, производство->Курсовая работа
Произведены газодинамические расчеты узлов двигателя: компрессора низкого давления, компрессора высокого давления а именно осевой его части и центробе...полностью>>

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Введение

     
     Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
     
     Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
     
     Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
     
     Такую систему назовем управлением документацией. Оно заключается в формировании полноценного информационного ресурса организации, создании условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений и реализации информационных контактов. При этом резко возрастает актуальность интеграции новых информационных технологий, накопленного арсенала достижений документоведения с организационными структурами делопроизводственных служб.
     
     Сегодня в управленческих структурах Российской Федерации недостаточно развита нормативно-правовая база, определяющая порядок функционирования документа, остро стоит проблема статуса служб документационного обеспечения в организациях и контроля за их работой со стороны государства. Требуют регламентации вопросы, связанные с информатизацией управления, применением новых информационных технологий, компьютеризацией и использованием современных средств коммуникаций. Снизилось внимание к подготовке и повышению квалификации работников служб документационного обеспечения, недостает современной учебно-методической литературы по этим вопросам. Наблюдается определенный застой в научных исследованиях по вопросам документоведения, видна разобщенность в работе учебных заведений и научных организаций, обладающих квалифицированными специалистами.
     
     Устарели ранее принятые организационно-методические документы: Государственная система документационного обеспечения управления и другие нормативы, которые были разработаны учеными и специалистами в 70-80-е годы.
     

     В немалой степени на ситуацию повлияли обновление состава государственных служащих и отход  от устоявшихся бюрократических традиций, утрата достигнутого уровня культуры работы с документами. Вследствие проникновения новой техники и новых технологий в деятельность по управлению, происходит изменение структуры документооборота, а из-за смены экономических основ жизни общества наблюдается трансформация ценности отдельных видов документов и их роли в процессе управления *1. Однако эти перемены слабо учитываются при практической реализации систем документационного обеспечения управления в государственных организациях, где в большинстве случаев продолжают действовать устаревшие правила и стандарты. А ученые и специалисты-документоведы озабочены более прагматическими проблемами, связанными с кризисным состоянием науки.
     
     -----
     *1 См.: Жукова М.П. Некоторые аспекты теории ценности документов на современном этапе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 115-117, Банасюкевич В.Д. Основные проблемы архивоведения в современной литературе. - Архивоведение и источниковедение современной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. - М.: ВНИИДАД, 1995, С. 16-22.    
     
     Учитывая, что отмеченные процессы развиваются на фоне политической и экономической нестабильности, предъявляющей повышенные требования к документации, следует признать ситуацию далекой от нормальной. Тем не менее, объективно необходимые процессы укрепления российской государственности, а следовательно, государственной службы, требуют расширения границ зон стабильности и эффективности управленческой деятельности. На наш взгляд, рациональная организация функционирования систем документационного обеспечения управления может послужить одной из важнейших опорных точек укрепления государственного аппарата и существенным элементом его стабильности.
     
     Необходимость определения концепции управления документацией, его места в менеджменте составляет серьезную предпосылку актуальности исследований по данной научной проблеме. В связи с усложнением информационных ресурсов и взрывным ростом их объема возникает важнейшая задача рационализации и автоматизации управления документацией, которая по своей актуальности сопоставима с задачей модернизации производства промышленной продукции. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, представление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, учитывающие психологические и эргономические требования.
     
     Таким образом, можно считать назревшей проблему управления документацией, вызванную необходимостью активного целенаправленного формирования информационных ресурсов, удовлетворяющих потребности организаций. Исследование возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией чрезвычайно важно для современного документоведения как прикладной науки. Анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов позволяет отнести проблему управления документацией к числу самых актуальных в рамках научного направления “Документалистика, документоведение и архивоведение”.
 

     В данной работе делается попытка решения научной проблемы управления документацией в организациях различного типа. В этих целях проводится исторический анализ проблемы и рассматривается концептуально-теоретические и методологические основы управления документационными ресурсами для принятия управленческих решений с позиций информационного менеджмента.
         

Глава 1. Развитие отечественного делопроизводства

     

1.1. Дореволюционный этап развития делопроизводства

     
     Исторический опыт указывает на тесную взаимосвязь крупных политических, социальных и экономических реформ с реформами в области организации государственного управления и государственного делопроизводства. Остановимся на наиболее ярких примерах этого.
     
     Становление Русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г. Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: приказа как разового поручения, приказа как постоянного поручения, приказа - “избы” (канцелярии) и, наконец, приказа как государственного органа с самостоятельными структурными подразделениями *1. В это время происходит выделение делопроизводства как особой сферы деятельности в государственных учреждениях и появляется слой служилых людей - чиновников, для которых документ является предметом профессиональной деятельности.
     
     -----
     *1 Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. М., Высшая школа, 1983, С. 36-37.    
 
     Можно сказать, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская дума, приказы, городовые воеводы, приказные избы и т. д.).
     
     По словам С.О. Шмидта, органы, специально предназначенные для производства документов, “появляются тогда, когда общество не может нормально жить, точнее сказать, функционировать без фиксации обыденного в его жизни... Это происходит обычно в период образования централизованного государства”. *1
     
     -----
    *1  Шмидт С.О. У истоков российского абсолютизма - М.: Прогресс, 1996, С. 451-452.
     
     Как отмечает Н.П. Ерошкин, в XVII веке в приказах появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов сложились формуляры некоторых документов, порядок их оформления и движения как внутри каждого приказа, так и между ними *1 .
     
     -----
    *1 Ерошкин Н.П. Указ.соч., С. 62-63.    
     
     Характерной особенностью приказного делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служилыми людьми. Однако со временем в приказах сложился определенный порядок, выработались технология прохождения документов в органах управления и нормы оформления документации, появились разновидности документов *1.
     
     -----
     *1 См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М., РГГУ, 1993, С. 22-23.    
     

     В период царствования Петра I происходит реформа приказного делопроизводства. В начале XVIII века в России складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Монарх осуществляет управление через центральные органы государства, т. е. суть реформы государственного управления сводилась к его централизации. Укрепление государства, рост численности управленческого аппарата, усложнение бюрократического механизма привели к необходимости упорядочения делопроизводства, усилению его правовой основы. В 1720 г. был составлен Генеральный регламент, который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. Коллегии отличались от приказов коллегиальным обсуждением и решением дел, единообразием организационного устройства, делопроизводства и более четкой компетенцией *1 .
     
     -----
     *1 Ерошкин Н.П. Указ. соч..., С. 81.    
     
      Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В сравнении с приказным коллежское делопроизводство представляло собой детально регламентированную систему. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.
     
     Особенно тщательно были зафиксированы вопросы регистрации входящих и исходящих документов в специальных книгах (“регистратурах”), которые стали и первой формой классификации документов (входящие, исходящие документы вышестоящих органов, прочие документы). Одновременно эти книги, а в большей степени составляемые к ним реестры, служили для справочных целей. Генеральным регламентом устанавливались порядок документирования работы коллегий, правила использования печатей, вводились элементы сохранения государственной тайны. Значительно расширилось число видов и разновидностей документов, появились принципы группировки документов в дела. Важно отметить, что Генеральным регламентом было впервые введено понятие архивов и определен порядок сдачи в них законченных производством дел. Таким образом, Генеральный регламент законодательно закрепил порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения *1.
     
     -----
     *1 История делопроизводства в СССР. - М.,1974, С. 23.
     
     В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.
     

     Губернская реформа Екатерины II, направленная на реорганизацию местного аппарата управления, мало изменила сложившийся порядок делопроизводства. Закон 1775 г. “Учреждения для управления губерний Всероссийской империи” установил иерархию не только учреждений, но и их документации *1 .
     
     -----
     *1ПСЗ Российской империи. Собр.первое, т. XX, № 14392.    
     
     Эта иерархия отражалась в видах документов и порядке обмена ими между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции “указывали”, нижестоящие “доносили” об исполнении указаний, а равностоящие инстанции сносились между собой предложениями и сообщениями.
     
     Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX века, при Александре I. Реформа делопроизводства сопровождает реформу центрального управления, направленную на адаптацию государственного аппарата к современным экономическим и общественным явлениям в стране.
     
     По мнению Н.П. Ерошкина, для успешного осуществления реформ был необходим переходный период; для полного перехода к единоначалию нужны были некоторый опыт, привычка, новые формы делопроизводства, большая слаженность всего государственного аппарата *1 . В 1802 г. были созданы первые министерства, а через 9 лет, 25 июня 1811 г. был принят Закон “Общее учреждение министерств”, который установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все “письмоводство” *2.
     
     -----
     *1 Ерошкин Н.П. Указ. соч., С. 156.
     *2 ПСЗ Российской империи. Собр. первое, т. XXI, № 24686.    
     
      Согласно упомянутому выше закону 1811 года весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:
     
      - порядок вступления дел;
 
      - движение (производство) дел;
     
      - отправление дел;
     
      - ревизия;
     
      - отчеты.
     
     Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.
     
     Отличительной особенностью делопроизводства по закону 1811 г. явилось введение функции контроля за исполнением документов в виде так называемой “ревизии”. Ревизии должны были проводиться регулярно и включали в себя проверки по следующим критериям: “1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности” *1.
     
     -----
     *1  ПСЗ Российской империи. Собр. второе, т. XI, отделение второе, № 9757.    
     
     Несмотря на позднейшие изменения в организации и структуре, принципов деятельности и делопроизводства отдельных министерств и главных управлений, “Общее учреждение министерств” продолжало оставаться основным законодательным актом, определяющим порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.
     
     Более высокая степень бюрократизации делопроизводства, вызванная строгой регламентацией работы учреждений, привела к тому, что реформы 1861 года, капитализация промышленности и сельского хозяйства в своих конкретных проявлениях натыкались на сложность и рутинность форм и методов работы государственного аппарата. Естественно, новые условия требовали повышения оперативности делопроизводства, быстрейшего внедрения новых средств связи (телеграф, телефон), иных средств документирования (пишущие машины, множительная техника, фотография, кино). Происходит расширение спектра способов документирования и соответственно видов и разновидностей документов (телеграммы, телефонограммы, стенограммы и т. п.).
     
     В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения, не дожидаясь официального реформирования делопроизводства, обратились к методике саморационализации делопроизводства. Классическими стали примеры совершенствования делопроизводства в канцелярии попечителя Московского учебного округа *1, работы И.И. Рихтера по совершенствованию делопроизводства управлений казенных железных дорог *2, классификационные системы документов В.М. Толстопятова, выполненные автором в Управлении Юго-Восточных железных дорог .*3
     
     -----
     *1 См.: История делопроизводства в СССР. Указ.соч., С. 57-59.
     *2 См.: Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. - Пг., 1915.
      *3 См.: Толстопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в применении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. - Воронеж, 1912.    
 
     Эти примеры показывают, что сложившиеся традиционные формы и методы делопроизводства препятствовали “перестройке” хозяйства России на капиталистический лад и должны были подвергнуться изменениям в духе времени.



Загрузить файл

Похожие страницы:

  1. Управление проектами (5)

    Лекция >> Менеджмент
    ... Систему качества; Анализ контрактов; Управление проектированием; Управление документацией и данными; Закупки (материально- ... техническое обеспечение проектов); Управление продукцией, поставляемой ...
  2. Управление качеством продукции в сфере е производства на примере ОАО Нижнетуринский электроаппаратный

    Дипломная работа >> Менеджмент
    ... автоматизированное управление этими процессами, данными и документацией. В этом смысле система управления качеством продукции ... осуществляется разработчиками конструкторской и технологической документации, предприятием-изготовителем и заказчиком. ...
  3. Управление качеством (19)

    Реферат >> Государство и право
    ... проверок качества специально обученным персоналом. 4.5 Управление документацией и данными. Управление документацией отвечает требованиям п.4.5 ГОСТ Р ИСО ...
  4. Управление какчеством

    Реферат >> Государство и право
    ... качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация ...
  5. Управление документооборотом на предприятии

    Конспект >> Делопроизводство
    ... условий, необходимых для осуществления эффективного управления документацией по персоналу, документирования трудовой деятельности ... расписание предприятия Организационно-правовая документация службы персонала Политика управления персоналом Инструкция об ...

Хочу больше похожих работ...

Generated in 0.0070459842681885