Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Менеджмент->Реферат
Коренные социально-экономические преобразования в России конца 80-х - начала 90-х годов XX века привели к формированию новой социальной группы - менед...полностью>>
Менеджмент->Курсовая работа
В различных сферах жизни люди совершают значительное количество властных поступков. Власть появилась с возникновением человеческого общества и будет в...полностью>>
Менеджмент->Реферат
Основная цель делового совещания – принять управленческое решение. Уже много десятилетий компьютеры являются инструментом для принятия решений там, гд...полностью>>
Менеджмент->Курсовая работа
Отношение к персоналу в нашей стране менялось полярно – от жестокого «Незаменимых людей нет» до гуманистичного - «Кадры решают все». Как ни странно об...полностью>>

Главная > Дипломная работа >Менеджмент

Сохрани ссылку на реферат в одной из сетей:

К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.

Единое хранилище документов

  • Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов.
    В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.

Работа единого хранилища представлена в приложение Д.

Поиск документов осуществляется следующим образом:

  • После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;

  • NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;

  • Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками на найденные документы, поиск производится только по доступным пользователю документам;

  • Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;

  • Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).

Результат поиска документов представлен в приложение Е.

Совместная работа с документами (Collaboration)

Версии документов:

  • Механизм ведения версий документа позволяет хранить историю всех созданных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии. Результат совместной работы представлен в приложение Ж.

При совместной работе над документами часто возникает необходимость обсудить документ с сотрудниками. Для решения этой задачи в системе NauDoc предусмотрена возможность комментирования документов;

Для возможности провести широкую дискуссию, в системе NauDoc реализованы не только комментарии к документам, но и комментарии к комментариям. Фактически, по каждому документу может быть проведена дискуссия, аналогичная проходящим в веб-форумах. Наглядно это представлено в приложение И.

Контроль исполнительской дисциплины осуществляется следующим образом:

  • Контроль исполнения заданий: NauDoc предоставляет подробную информацию о заданиях, выданных пользователям (приложение Р);

  • Поддержка различных типов заданий (приложение К);

  • Построение иерархии подзаданий;

  • Статистика результативности исполнения;

  • Доступность необходимой информации о ходе выполнения задания вне зависимости от исполнителей;

  • Система уведомлений и напоминаний о событиях и сроках выполнения заданий.

Постановка задания представлена в приложение Л.

Входящее задание представлено в приложение М.

Осуществление постановки подзадания представлено в приложение Н.

Детализация подзадания наглядно представлена в приложение П.

Управление учетными записями (Record Management)

Регистрация документов осуществляется следующим образом (приложение У):

  • Ведение журналов регистрации;

  • Автоматическая регистрация документов на определенном этапе жизненного цикла;

  • Автоматическое присвоение номеров на основе заданных правил.

Реквизитная карточка документа (приложение Ф):

  • Карточка представляет собой набор реквизитных полей, в которой содержится служебная информация о документе;

  • Список реквизитных полей определяется типом документа, поэтому документы разных типов могут иметь различный список полей.

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление маршрутизацией документов (приложение Ц)

  • Жизненный цикл документов любой сложности, контроль версий, система статусов;

  • Шаблоны стандартных документов и автоматическое заполнение реквизитов;

  • Гибкие/жесткие маршруты движения документов, ограничение прав доступа;

  • Мониторинг изменений статусов документов, ведение истории изменений.

Автоматизация процессов

  • Маршрут движения определяет последовательность передачи электронного документа между участниками документооборота и условия, при которых происходит передача документа;

  • Для того чтобы документ поступил к должностному лицу, например на согласование, в NauDoc по документу должно быть назначено задание, в параметрах которого должностное лицо указано в качестве ответственного пользователя. В зависимости от результата выполнения задания (успешно / неуспешно) документ, в соответствии с маршрутом движения, должен быть передан другому сотруднику или возвращен лицу, отправившему документ на согласование, для доработки. И в том, и в другом случае назначаются задания соответствующим пользователям.

Маршрутизация документов и контроль исполнения:

  • сотрудники, участвующие в обработке документа получают задания по документу;

  • система уведомлений и напоминаний;

  • контроль сроков исполнения заданий;

  • документ автоматически передается от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее правилами.

Типовые процессы документооборота:

  • Обработка входящих документов;

  • Подготовка и отправка исходящих документов;

  • Приказы, распоряжения;

  • Служебные записки;

  • Нормативные и справочные документы;

  • Контроль исполнения.

Архивное хранение (Archiving)

Архив (приложение Ш)

  • В NauDoc существует возможность архивации документов, которые не используются пользователем на протяжении длительного времени.

  • Архив позволяет хранить неиспользуемые документы, при необходимости просматривать их, пользоваться поиском, автоматически напоминать владельцу документа о дате пересмотра актуальности документа.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.
Все эти действия осуществляются через web интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Преимущества, которые предоставляет использование системы электронного документооборота NauDoc:

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

  • Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.

  • Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

  • Система NauDoc предоставляет возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

  • Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.

  • После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.

  • Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.

  • Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

  • NauDoc настроенный как почтовый клиент, предоставляет возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.

  • При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.

  • При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Следствиями перехода на электронный документооборот и использование системы NauDoc являются:

  • уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

  • сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

  • снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

  • укрепление исполнительской дисциплины.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

4. Оценка эффективности внедрения системы NauDoc

Результаты внедрения системы электронного документооборота:

  • повышение эффективности управления;

  • увеличение степени ответственности сотрудников, в том числе из-за известности целей;

  • рост производительности труда;

  • сотрудники обеспечиваются актуальной информацией;

  • повышение качества и уровня предоставляемых услуг;

  • снижение рисков;

  • обеспечение безопасности хранения коммерческой информации.



Скачать работу

Похожие работы: