Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Менеджмент->Конспект
Дисциплина «Производственный менеджмент» имеет исключительно важное значение при подготовке менеджеров производства. Менеджмент предприятия предусматр...полностью>>
Менеджмент->Реферат
Становясь участниками любого вида межкультурных контактов, люди взаимодействуют с представителями других культур, зачастую существенно отличающихся др...полностью>>
Менеджмент->Доклад
Суть американской модели менеджмента заключается в изначальном убеждении, что успех фирмы зависит прежде всего от факторов, лежащих в её границах (рац...полностью>>
Менеджмент->Курсовая работа
На это указывает не только развитие школ управления, но и появление в конце девятнадцатого века школы психоанализа, созданной З. Фрейдом и обозначивше...полностью>>

Главная > Дипломная работа >Менеджмент

Сохрани ссылку на реферат в одной из сетей:

«К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

  1. Отсутствие автоматизированных справочников. Ввиду того, что Microsoft Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких–либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации.

  2. Регистрация документов проводиться вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

  3. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.

Затруднено проведение контроля зав исполнением. Едва ли доступной операцией становиться автоматизированный контроль над своевременным исполнением документа, если речь идет о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

Модель существующей информационной системы «Как есть» представлена в приложение А.

Рис. 3. Схема работы с документами без применения СУЭД

На ООО НПП «Марганец» документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

  • Office Microsoft;

  • 1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерский учёт;

  • Бизнес Пак;

  • Отчёт 2002.

На предприятии используется операционная система Microsoft Windows 98, в настоящее время эта система устарела, и не совместима с новыми программными продуктами.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

  • Internet Explorer;

  • Microsoft Outlook.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

  • Win Zip;

  • Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, менеджер. Система не позволяет настраивать маршруты прохождения документов, возможна только регистрация.

1.4.1 Роль и функции участников процессов документооборота

Участники процессов документооборота

Участники процессов документооборота следующие: менеджер и генеральный директор.

Менеджер:

  • Производит регистрацию входящих документов, предназначенных данному предприятию;

  • Доводит до руководителя предприятия входящие документы, требующие наложения резолюции;

  • Регистрирует исходящие документы данного предприятия;

  • Осуществляет напоминания исполнителям документов (генеральному директору, бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым еженедельно предприятием.

  • Производит сканирование и регистрацию входящих документов, поступивших на предприятие;

  • Производит регистрацию исходящей корреспонденции за подписью генерального директора;

  • Готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;

  • Осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласования и утверждения в соответствии с регламентом данных процедур;

  • Осуществляет контроль исполнения резолюций по документам.

  • Осуществляет подписание документов (например – главного бухгалтера, руководителей).

Генеральный директор:

  • Участвует в процессе согласования исходящих и распорядительных документов;

  • Участвует в процессе утверждения исходящих и распорядительных документов.

Документы поступают на предприятие следующими путями:

  • Факс;

  • Электронная почта;

  • Курьеры;

  • Почта (простые и заказные письма);

  • На электронных носителях (дискета, флеш карта).

Термин «факс» (лат. fax simile – сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передаёт или принимает документальные факсимильные сообщения.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Копирование осуществляется в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. Xerox – сухой, антипод мокрых процессов копирования фотографий) приобрело массовый характер.

Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включены компьютеры.

Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляется менеджером, который передает их генеральному директору для ознакомления.

Затем происходит разделение почты на следующие группы:

  • Документы регистрируемые менеджером;

  • Документы требующие немедленного ответа;

  • Ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.

Процесс приёма поступающих документов (входящие документы):

    1. Документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документы сортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения, договора, сертификаты, информация и т.д.). Адресованные генеральному директору документы передаются в его рассмотрение.

    2. Если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папке на рабочей машине сотрудника (менеджера).

  1. На этом работа сотрудника (менеджера) завершена.

1.4.2. Функциональные требования

Шаблоны:

  1. Система должна автоматизировать регистрацию документов и заданий;

  2. Система должна обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

  3. Система должна обеспечить осуществлять мгновенный поиск информации;

  4. Система должна организовать долговременное хранение документов организации;

Доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства

  1. Каждый работников предприятия при необходимости должен иметь доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии со своими правами.

Регистрация документов

  1. Система должна позволять формировать регистрационный номер автоматически;

  2. Должна быть предусмотрена возможность автоматического предупреждения при попытке регистрации одного и того же документа во второй раз. Сравнение ведется по признакам:

  • Имя файла электронного образа;

  • Размер файла электронного образа;

  • Наименование документа;

  • Исходящий номер;

  • Дата регистрации как исходящего.

Поиск документов

  1. Поиск должен осуществляться по всем полям шаблона;

  2. Должна быть предусмотрена возможность последовательного наложения фильтров поиска.

  3. По умолчанию поиск должен вестись по документам, не находящимся в архиве, однако необходимо предусмотреть возможность поиска как по архивным документам, так и по всем, имеющимся в базе (в соответствии с правами доступа пользователя).

  4. Необходимо предусмотреть возможность быстрого поиска документа по регистрационном номеру в списке документов.

Маршруты прохождения документов

  1. Необходимо предусмотреть визуализированный редактор настройки маршрутов прохождения документов (workflow).

  2. Администратор системы электронного документооборота и делопроизводства должен иметь возможность настраивать маршруты прохождения документов без привлечения разработчика.

Существующие ограничения

  1. На данный момент не все работники, участвующие в подготовке документов, имеют доступ к ИС, это объясняется отсутствием необходимости такого доступа в связи с тем, что большинство функций по делопроизводству выполняет один человек на предприятии (менеджер) – ответственный за делопроизводство. Однако создание системы электронного документооборота и делопроизводства подразумевает вовлечение в процесс всех участников. Необходимо создание нормативного документа, регламентирующего автоматизацию документооборота с помощью системы электронного документооборота и делопроизводства.

  2. Генеральный директор по причине занятости не всегда сможет работать с документами в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства. Однако эта проблема решается введением делегирования полномочий руководителя менеджеру.

  1. Анализ систем документооборота

Электронный документооборот сегодня стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверх больших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих тел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм производителей.

Основные особенности электронного документооборота:

  • оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; ускорение обмена информацией внутри организации:

  • передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

  • надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

  • снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

  • снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

  • отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;

  • резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия, как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

  • система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников;

  • инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

  • накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.



Скачать работу

Похожие работы: