Поиск

Полнотекстовый поиск:
Где искать:
везде
только в названии
только в тексте
Выводить:
описание
слова в тексте
только заголовок

Рекомендуем ознакомиться

Менеджмент->Реферат
Выбор темы курсовой работы заключается в том, что стратегической задачей называется предстоящее событие либо внутри организации, либо за ее пределами,...полностью>>
Менеджмент->Контрольная работа
Будем считать, что выбор между текущим потреблением и инвестициями уже сделан, соответственно, пусть W - это стоимость, которая не будет потреблена в ...полностью>>
Менеджмент->Реферат
Стиль управления – это способ, которым руководитель управляет подчиненными ему сотрудниками, а также независимый от конкретной ситуации управления обр...полностью>>
Менеджмент->Отчет по практике
В феврале 1963 года Исполнительным комитетом Ленинградского областного Совета депутатов трудящихся было принято решение о строительстве в Калининском ...полностью>>

Главная > Дипломная работа >Менеджмент

Сохрани ссылку на реферат в одной из сетей:

В обязанности менеджера входит выполнение всех поручений директора, возникающих входе трудового процесса. Работа менеджера масштабна, велико количество выполняемых им задач. Его работа не так сложна, как работа генерального директора, но она требует ответственности, и исполнительности. Менеджер должен: сортировать входящие документы (письма, договора, квитанции и т.д.), отвечать на звонки, информировать клиентов и поставщиков об изменения. Также в его обязанности входит: своевременная отправка бухгалтерских отчётов, формирование накладных, приходных и расходных ордеров, оформление командировочных удостоверений, доверенностей. По необходимости менеджер работает в сети интернет (проверяет электронную почту, занимается поиском: интересующей информации, новых партнёров, поставщиков). Таким образом, менеджер является связующим звеном генерального директора с поставщиками, клиентами, и бухгалтером. Менеджер данного предприятия отзывчивый, исполнительный, ответственный человек, ценящий разнообразие в работе, общение с людьми.

Бухгалтер в данной организации – приходящий работник. По мере необходимости приходит в организацию с целью сбора информации, для дальнейшей обработки и составления отчётов. Во время работы функционирует с менеджером, а также по мере возникновения вопросов с генеральным директором. Работа у бухгалтера сложная и требует ответственного подхода к ней. От работы бухгалтера зависит будущее и настоящее предприятия.

Функционирование в данной организации можно рассмотреть на примере составления договора:

Генеральный директор во время переговоров с заказчиками и поставщиками получает информацию о предстоящей сделке. В неструктурированном виде он передает эту информацию менеджеру, перед которым стоит задача составление и оформление договора. Поскольку менеджер не в полном объёме владеет информацией, то без присутствия генерального директора он не может сформулировать пункты договора. Не смотря на то, что у менеджера имеются заранее составленные шаблоны договоров. Каждый договор составляется индивидуально с учётом интересов всех сторон и изменений условий договора. Таким образом, процесс составления договора может затянуться по причине отсутствия директора. Такого рода задержка при составлении договора затягивает процесс купли-продажи, тем самым наносит экономический ущерб предприятию, а также имиджу предприятия. Существуют также технические условия, не позволяющие вовремя составить договор, таким условием является устаревшее оборудование. Когда договор составлен, менеджеру необходимо предоставить этот договор партнёрам, согласовать с ними все пункты, только после этого ставятся печати и договор считается заключенным. После того, как условия договора выполнены обеими сторонами, менеджер передаёт все необходимые документы бухгалтеру, для составления отчётности. Минусы такого функционирования в том, что процесс согласования затягивается.

В результате анализа работы предприятия были выявлены негативные факторы, влияющие на работу предприятия. Окружение работы не соответствует рабочей обстановке. Помещение, в котором находится предприятие, требует косметического ремонта, это позволило бы в дальнейшем повысить работоспособность коллектива. Также присутствуют факторы, снижающие работоспособность, таким фактором является телевизор и многочисленные компьютерные игры. На первый взгляд эти предметы служат небольшим отдыхом для сотрудников, но в последствии такой отдых надолго затягивает сотрудников, и мешает выполнению основных обязанностей, также формирует определённое впечатление о предприятии в целом.

Коллектив ООО НПП «Марганец» отличается взаимопомощью между работниками, каждый пытается помочь другому. От части это является проблемой, сотрудник откладывает свою работу на потом, помогая другому сотруднику.

В результате изучения структуры предприятия ООО НПП «Марганец» было выявлено то, что в данной структуре присутствуют недостатки. Генеральный директор не делегирует полномочия на сотрудников, загружая себя делами, которые вследствие этого не выполняются. Необходимо усилить взаимосвязь между сотрудниками во время трудового процесса, это позволит увеличить производительность выполняемых работ.

1.3 Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработки данных.

Рис. 2. Внешняя деловая среда предприятия

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Внешняя деловая среда–это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений между ними и предприятием (рис. 2.)

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.

Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками).

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

  • формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

  • оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

  • ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

  • на внешние, входящие в систему;

  • внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов – важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.

Качество организации документационного обеспечения управления (ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их со здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса ту или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500–600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

    • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

    • Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу … в срок до…»).

    • Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия, внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т.д.), порождающие исходящие.

1.4 Описание существующей информационной системы

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологий преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять – значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

На данный момент в ООО НПП «Марганец» отсутствует автоматизированная система регистрации документов.

Безусловно, можно работать без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант присутствует на ООО НПП «Марганец» и представлен на рис. 3. В качестве среды распространения документов в данном случае используется программа Microsoft Outlook. С её помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образцов документов, получаемых путем сканирования, копирования первичных бумажных оригиналов.



Скачать работу

Похожие работы: